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E‒rechnung & Peppol

E-Rechnung in SAP abbilden: Jetzt gesetzeskonform digitalisieren und zukunftssicher aufstellen

Veröffentlicht von der networker, solutions Redaktion

30 August 2024

Die E-Rechnung in SAP umzusetzen bedeutet, Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) direkt in SAP zu empfangen, zu verarbeiten und auszustellen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die E-Rechnungspflicht in SAP Schritt für Schritt umsetzen.

Was sich ab 2025 ändert und warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet mit großen Schritten voran – angetrieben von regulatorischen Anforderungen und dem Wunsch nach effizienteren Abläufen. Ein zentrales Thema, das Unternehmen in Deutschland aktuell beschäftigt: die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Weichen gestellt:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Ab dem 1. Januar 2027 kommt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € die Pflicht, auch elektronische Rechnungen zu versenden.
Ab 2028 gilt diese Versandpflicht dann für alle Unternehmen im B2B‒Bereich.

Ab 2027: Versandpflicht für E‒Rechnungen

Während der Empfang ab 2025 verpflichtend ist, folgt der nächste Schritt am 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € sind dann auch zum elektronischen Versand von Rechnungen verpflichtet. Ein Jahr später, 2028, gilt diese Regelung dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Die zentrale Herausforderung: Rechnungen müssen nicht nur als PDF versendet werden – sie müssen maschinenlesbar im Format gemäß EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt werden. Klassische Workarounds oder halb-digitale Prozesse reichen nicht mehr aus.

Was ist eine „echte“ E‒Rechnung?

Wichtig: Eine per E‒Mail versandte PDF‒Datei ist keine elektronische Rechnung im Sinne der neuen Anforderungen. Gemeint sind strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die maschinenlesbar und normkonform nach EN 16931 aufgebaut sind. Diese Formate ermöglichen automatisierte Verarbeitung – ohne Medienbrüche oder manuelle Eingriffe.

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie E‒Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch prüfen, verarbeiten, archivieren und versenden können – und zwar in den richtigen Formaten und rechtssicher.

E‒Rechnungen in SAP abbilden mit KPSC und CUNO/4

Viele Unternehmen setzen SAP als führendes ERP-System ein. Doch die Standardfunktionen von SAP sind in Bezug auf E-Rechnungen nicht ausreichend auf die kommenden Anforderungen vorbereitet. Die Lösung „SAP DRC Invoice“ (Document & Reporting Compliance) z. B. ist nicht vollständig integriert und verlangt zusätzliche externe Services – oft teuer, aufwendig und nicht individuell anpassbar.

Gleichzeitig möchten Unternehmen ihre bestehenden Prozesse nicht auf den Kopf stellen, sondern die E-Rechnung so einführen, dass sie sich nahtlos in vorhandene SAP-Strukturen einfügt.

Gerade für SAP‒Nutzer stellt sich nun die Frage: Wie lässt sich diese Pflicht elegant und zukunftssicher umsetzen – ohne Brüche in den bestehenden Systemen?

Hier kommt die Lösung von KPSC ins Spiel: Gemeinsam mit unserem Partnerunternehmen bieten wir eine durchgängig SAP‒integrierte Lösung zur Verarbeitung und dem Versand elektronischer Rechnungen an. Die Lösung ergänzt optimal Ihre bestehende CUNO/4‒Vertragsmanagementumgebung und ist in wenigen Tagen einsatzbereit.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

✅ Nahtlose SAP‒Integration – keine Zusatztools notwendig

✅ Unterstützung gesetzeskonformer Formate (XRechnung, ZUGFeRD)

✅ Automatische Updates bei Gesetzesänderungen (z. B. neue länderspezifische Anforderungen)

✅ Abdeckung der zentralen SAP‒Module (FI, SD – z. B. Faktura, Auftragsbestätigung, Zahlungsavis)

✅ Anbindung an Vertragsmanagement in CUNO/4

✅ Schnelle, individuelle Anpassung an Kundenprozesse

✅ Go‒live in nur wenigen Tagen

Umsetzung

SAP-Version und Voraussetzungen prüfen: Prüfen Sie, ob Ihre SAP-Version die Anforderungen für E-Rechnungen erfüllt (z. B. SAP S/4HANA oder ERP mit entsprechenden Erweiterungen). Klären Sie, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD) unterstützt werden und ob Ihre Systemlandschaft die nötigen Schnittstellen bietet.
E-Rechnungsformate aktivieren: Aktivieren Sie die benötigten Formate in SAP. Entscheiden Sie, ob Sie XRechnung (XML, v. a. für B2G) oder ZUGFeRD (PDF + XML, v. a. für B2B) einsetzen oder beide. Konfigurieren Sie die entsprechenden Schnittstellen und Profile.
Eingangsverarbeitung einrichten: Richten Sie den Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ein. Dazu gehören der Import der XML-/PDF-Dateien, die automatische Prüfung und die Verbuchung in SAP.
Ausgangsverarbeitung konfigurieren: Konfigurieren Sie die Erstellung und den Versand ausgehender E-Rechnungen. Legen Sie fest, in welchem Format ausgestellt wird und über welchen Kanal (z. B. E-Mail, Peppol) die Rechnung den Empfänger erreicht.
Testrechnungen erstellen und prüfen: Erstellen Sie Testrechnungen für beide Richtungen (Ein- und Ausgang) und prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt befüllt und die Formate valide sind. Beheben Sie Fehler, bevor Sie in den Echtbetrieb gehen.
Go-Live und Monitoring: Stellen Sie auf den Echtbetrieb um und überwachen Sie regelmäßig den Rechnungseingang und -ausgang. Prüfen Sie, ob alle Rechnungen korrekt verarbeitet werden, und passen Sie bei Bedarf nach.

E‒Documents: 100 % SAP. 100 % Zukunft.

Mit der KPSC‒Lösung E‒Documents bilden Sie die gesamte Wertschöpfungskette digital ab – von der Bestellung über die Rechnung bis hin zur Archivierung. Dank durchgängiger SAP‒Integration bleibt alles in Ihrer vertrauten Umgebung.

Das System ist modular aufgebaut, sodass auch Auftragsbestätigungen, Angebote, Lieferscheine und andere Geschäftsdokumente digital versendet und verarbeitet werden können – ohne Medienbrüche, ohne mehrere Tools.

Warum E‒Documents von KPSC?

Flexibel anpassbar: Auch bei speziellen Prozessen oder Anforderungen
Rechtssicher und geprüft: Erfüllt aktuelle gesetzliche Vorgaben
Schnelle Implementierung: In der Regel innerhalb von 4 Tagen einsatzbereit
Automatische Systempflege: Updates laufen im Hintergrund (z. B. neue Rechnungsformate)
Intuitive Bedienung: Auch für Fachabteilungen schnell verständlich

Häufige Fragen (FAQ) rund um E‒Rechnungen in SAP

1. Was genau ist eine „echte“ E‒Rechnung und was nicht?

Eine E‒Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Anforderungen ist kein PDF per E‒Mail, sondern ein strukturiertes Datenformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann – maschinenlesbar und normkonform nach EN 16931.

Ein PDF kann weiterhin ergänzend zur Verfügung gestellt werden – rechtlich relevant ist aber das strukturierte Format. Das bedeutet: Wer ab 2025 nur PDF‒Rechnungen versenden oder empfangen kann, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr.

2. Müssen alle Unternehmen ab 2025 E‒Rechnungen versenden?

Nein – ab dem 1.1.2025 besteht zunächst die Pflicht, E‒Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zum Versand tritt gestaffelt ein:

ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 €
ab 01.01.2028 für alle Unternehmen im B2B‒Bereich

Trotzdem lohnt sich die frühzeitige Umstellung, da viele Geschäftspartner schon 2025 aktiv werden – und E‒Rechnungen oft nur noch elektronisch akzeptieren.

3. Reicht der SAP‒Standard nicht aus, z. B. SAP DRC Invoice?

SAP bietet mit DRC Invoice (Document and Reporting Compliance) eine Standardlösung, die aber auf externe Komponenten zurückgreift und in vielen Fällen nicht tief genug in bestehende Prozesse integriert ist. Außerdem fehlen häufig landesspezifische Formatvarianten, individuelle Anpassbarkeit oder Schnittstellen zur Vertragsverwaltung.

Deshalb empfehlen viele SAP‒Anwender eine Add‒on‒Lösung wie E‒Documents von KPSC, die:

vollständig im SAP‒System läuft
individuell anpassbar ist
und sich nahtlos mit Zusatzsystemen wie CUNO/4 kombinieren lässt.

4. Was bringt die Kombination von E‒Documents und CUNO/4 konkret?

Sehr viel! CUNO/4 ist Ihre Vertrags‒ und Dokumentenmanagementlösung – und damit die ideale Quelle für strukturierte Rechnungsdaten, die dann mit E‒Documents automatisch erzeugt und versendet werden können.

Die Vorteile auf einen Blick:

🔄 Automatischer Übergang: Aus einem genehmigten Vertrag in CUNO/4 wird die Faktura erzeugt – inklusive aller Metadaten.

📄 Belegerzeugung direkt aus dem Vertrag: Keine doppelte Dateneingabe – alle Infos sind schon vorhanden.

📬 Versand über E‒Documents: Der Beleg wird im passenden Format (z. B. XRechnung) direkt verschickt.

🧾 Revisionssicherheit: Alle Schritte – von Vertrag bis E‒Rechnung – sind nachvollziehbar dokumentiert.

📈 End‒to‒End‒Transparenz: Vom Vertrag bis zur Buchung im SAP FI‒Modul ist der gesamte Prozess digital abgebildet

Kurz: CUNO/4 + E‒Documents = vollintegrierte Wertschöpfung vom Vertrag bis zur Zahlung – ganz ohne Medienbruch.

5. Wie aufwendig ist die Einführung von E‒Documents?

Erstaunlich unkompliziert: Viele Kunden sind innerhalb von 4 Tagen produktiv – vorausgesetzt, das SAP‒System ist vorbereitet (Modul FI und/oder SD vorhanden, Basis aktuell).

Der typische Ablauf:

Kickoff & Systemcheck
Einrichtung des Add‒ons
Customizing der relevanten Belegarten und Formate
Test und Go‒live

Optional kann direkt die Integration mit CUNO/4 erfolgen, z. B. über Customizing von Belegtypen, Rollenrechten oder spezifischen Workflows.

6. Können wir mit E‒Documents auch andere Dokumente versenden?

Ja – neben E‒Rechnungen unterstützt E‒Documents auch:

Angebote
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Gutschriften
Zahlungsavis
Retourenbelege

All diese Belege können ebenfalls im SAP erzeugt und im strukturierten Format (z. B. XML) verarbeitet werden. Damit wird Ihre gesamte geschäftliche Kommunikation digital und effizient – direkt aus SAP.

7. Ist E‒Documents auch für internationale Formate geeignet?

Ja – KPSC bietet eine ständig wachsende Länder‒ und Formatbibliothek, die regelmäßig aktualisiert wird. Der Webservice erkennt neue Anforderungen automatisch (z. B. ein neues Format in Italien oder Frankreich) und stellt die passenden Konfigurationsoptionen bereit.

Diese automatische Anpassung reduziert Ihren Wartungsaufwand erheblich und sorgt dafür, dass Sie compliant bleiben – ohne manuelles Nachjustieren.

8. Was kostet die Lösung?

Das hängt vom Umfang ab – aber im Vergleich zu anderen Lösungen ist E‒Documents deutlich effizienter und günstiger, weil:

keine externen Systeme nötig sind
kein hoher Schulungsaufwand entsteht
die Implementierung schnell und einfach erfolgt

CUNO/4‒Nutzer profitieren außerdem von einem Synergieeffekt: Die Integration reduziert Aufwände erheblich, weil viele Daten (z. B. Verträge, Partner, Zahlungsbedingungen) schon vorhanden sind.

Gerne kalkulieren wir ein individuelles Angebot für Ihre SAP‒Systemlandschaft.

9. Was, wenn unser SAP‒System stark angepasst ist?

Kein Problem – E‒Documents ist so konzipiert, dass es sich auch in stark angepasste SAP‒Landschaften einfügt. Ob SAP ECC oder S/4HANA (on‒premise oder private cloud): Die Lösung ist modular und kann an Ihre Prozesse, Belegarten und Freigaben angepasst werden.

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Bereiten Sie Ihr Unternehmen frühzeitig auf die E-Rechnungs-Pflicht vor und nutzen Sie die Vorteile schon heute. Wir zeigen Ihnen die Lösung gerne live in einer kompakten Demo: