DATEV
Effizientes Vertragsmanagement für DATEV
Nachdem DATEV eG erfolgreich ein IT–Asset–Management mit SAP eingeführt hatte, folgte die Entscheidung, ihre betrieblichen Abläufe weiter zu optimieren. Hierfür wurde unser integriertes Vertragsmanagement innerhalb des SAP–Systems implementiert. Diese Maßnahme wurde aufgrund der Anforderungen und Bedürfnisse aus den Bereichen IT–Controlling und IT–Asset–Management getroffen.
Vorstellung des Kunden:
Die DATEV eG ist ein renommiertes Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten. Als einer der größten Informationsdienstleister und Softwarehäuser in Europa bietet DATEV ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern, ERP und mehr.
Ausgangssituation:
Die Projektziele wurden klar definiert: Neben der Eliminierung von Doppeleingaben lag der Fokus auf der Steigerung der Prozessqualität. Bisher wurden verschiedene Verträge in isolierten Altsystemen überwacht. Die Migration sämtlicher Daten und Funktionen in das neue Vertragsmanagement war geplant, gefolgt von der Abschaltung der alten Systeme.
Das zentrale Vertragsmanagement sollte es ermöglichen, Fristen und Laufzeiten der Verträge zu überwachen und transparente Auswertungen über die Kosten und Investitionen der IT–Assets zu erhalten. Dies galt gleichermaßen für die Abrechnung von User–Charge–Verträgen sowie für Soll–/Ist–Vergleiche der Vertragskosten zur Kontrolle der Eingangsrechnungen. Zusätzlich zur Budgetkontrolle war die interne Kostenverrechnung mithilfe der Vertragsdaten geplant.
Umsetzung:
Im Rahmen des Projekts wurde das Vertragsmanagement nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert.
Bestellungen aus dem Einkauf, sei es für IT–Dienstleistungen, Hard– oder Software sowie Wartungen, werden nun automatisch in einen CUNO–Vertrag überführt. Verantwortliche Mitarbeiter erhalten automatische Erinnerungen per E–Mail für jeden Vertragstermin und integrierte Eskalations–Workflows in CUNO stellen sicher, dass kein Kündigungstermin aufgrund von Abwesenheiten übersehen wird. Alle relevanten Vertragsinformationen und –dokumente sind sorgfältig im SAP–System abgelegt und mit Standardobjekten wie Bestellungen, Eingangsrechnungen und Equipments verknüpft. Bei der Deinstallation von Hard– oder Software wird sofort erkannt, ob zugehörige Verträge gekündigt werden können.
Alle festgelegten Projektziele wurden innerhalb des vorgegebenen Zeit– und Budgetrahmens erreicht.
Projektergebnisse
Alle Altanwendungen wurden erfolgreich in ein zentrales System überführt.
Die Prozesse wurden optimiert, um eine höhere Effizienz sicherzustellen.
Eine nahtlose Verknüpfung von IT-Assets mit den entsprechenden Verträgen wurde erreicht.
Verträge werden automatisch aus Bestellungen generiert, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
Durch gezielte Systemberechtigungen werden sensible Daten optimal geschützt.
Termine und Fristen werden zuverlässig vom System überwacht, um keine wichtigen Deadlines zu verpassen.
Die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und der Abrechnung von User-Charges wurde effektiv umgesetzt.
Transparente Auswertungen wurden implementiert, um Kosten klar darzustellen und die Budgetkontrolle zu unterstützen.
Ergebnisse & Ausblick:
Durch das Projekt wurde eine spürbare Optimierung der betrieblichen Abläufe erreicht. Alle gesetzten Projektziele konnten innerhalb der vorgegebenen Zeit– und Budgetgrenzen erfolgreich umgesetzt werden.
Die Anwender profitierten rasch von den Vorzügen des neuen Vertragsmanagements. Als nächste Schritte sollen weitere Bereiche in das Vertragsmanagement aufgenommen und der Einsatz von CUNO für das Software–Lizenzmanagement geprüft werden. Auch die Anbindung an SAP FI wird als Möglichkeit zur weiteren Optimierung der Prozesse betrachtet.
Hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten, damit wir uns bei Ihnen melden können. Wir freuen uns, gemeinsam nach Lösungen zu suchen, um Ihr SAP-Vertragsmanagement effektiver zu gestalten.
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